Consejos para la gestión del tiempo en su pequeña empresa
Como propietario de una pequeña empresa, su activo más valioso es usted mismo. Usted es la única persona que ha creado el negocio y lo mantiene en marcha. Tienes que realizar múltiples tareas para convertir tu negocio en un éxito. Si no es capaz de gestionar su tiempo de forma inteligente, puede sufrir financiera y profesionalmente. Con unos sencillos pasos, puedes aprender a gestionar tu tiempo de forma más eficaz. He aquí cómo hacerlo:
Empiece a controlar su tiempo
Una de las partes más difíciles de la gestión del tiempo es saber en qué se gasta el tiempo. Al final del día, uno se pregunta dónde han ido a parar todos esos preciosos minutos. Antes de empezar a planificar tu tiempo, tienes que averiguar cómo lo estás utilizando. Puedes utilizar un papel o una hoja de cálculo para empezar a registrar tus horas.
Divide tu tiempo según actividades como reuniones, ventas o facturas. Crea cada categoría según las cosas que sueles hacer durante tu tiempo. Ahora, utilice estas categorías para hacer un seguimiento de su tiempo durante varias semanas. A medida que vaya haciendo un seguimiento de su tiempo, empezará a notar a qué se destina su tiempo. Si está dedicando demasiadas horas a una actividad, su siguiente objetivo es encontrar una forma de reducir ese gasto.
Encuentre las herramientas adecuadas
Existen diversas herramientas que pueden ayudarte a gestionar tu tiempo. Básicamente necesitas una lista de tareas y un calendario para organizar tu tiempo. Algunas de las herramientas, como los recordatorios, pueden encontrarse en los ordenadores de Apple y sistemas operativos similares. Si siempre llevas el teléfono contigo, la opción más adecuada puede ser una aplicación. Elige el sistema que mejor se adapte a tus necesidades.
Ponga en orden sus prioridades
¿Pierde tiempo haciendo copias de seguridad de su información importante? Si está haciendo una copia de seguridad manual de los datos, podría estar perdiendo el tiempo. Cuando ocurre una emergencia, necesita tener sus datos accesibles y seguros. Pero no tiene que hacerlo usted mismo. Un software de recuperación puede ayudarle a proteger sus datos automáticamente para que pueda centrarse en otras tareas.
El mismo concepto funciona para el resto de su vida. Cuando se trata de procesos de comisiones y pagos, considere la posibilidad de utilizar un software como http://rethinkcrm.com/. Este software es fácil de personalizar para adaptarlo a las necesidades de tu equipo. Muchas tareas pueden automatizarse, así que sé creativo para encontrar nuevas formas de reducir tu carga de trabajo.
Identificar las deficiencias
Para saber dónde están tus pérdidas de tiempo, empieza por calcular de cuánto tiempo dispones. Haz una lista de cómo pasarías idealmente la mayor parte de cada día o semana. Anota las tareas que son prioritarias y el tiempo que deberían ocupar.
A continuación, reduzca la lista a las tareas menos importantes. Una vez que tengas esta lista hecha, puedes empezar a averiguar qué debes hacer y qué tienes que hacer. ¿Cómo se compara esta lista con el seguimiento del tiempo realizado en el primer paso? Si estas listas no coinciden, entonces tienes que aprender a gestionar mejor tu tiempo o volver a priorizar tus tareas.
Recuerde: El espacio en blanco es algo bueno
Cuando la gente crea su horario, tiene la tendencia a rellenar todos los bloques de tiempo disponibles. Si su negocio exige este enfoque, entonces tiene que hacerlo. En la mayoría de los casos, existe la posibilidad de dejar algún espacio en blanco en su horario.
Hay que procurar siempre programar descansos y espacios vacíos. Si no te tomas un descanso, serás menos productivo. En última instancia, esto hace que se pierda más tiempo. Además, necesitas esos espacios en blanco en tu agenda en caso de que surja una emergencia a la que tengas que hacer frente de inmediato.
Confíe en sus empleados
Usted ha formado a sus empleados para que realicen campañas de marketing, vendan a los clientes y hagan un seguimiento de los asuntos financieros. Aunque usted es capaz de hacer estas cosas, no tiene tiempo para hacerlo todo. En algún momento, tiene que dar un paso atrás y dejar que sus empleados hagan su trabajo.
Si sus empleados están bien formados, puede delegar en ellos más tareas. Para que esto funcione, tiene que contratar empleados inteligentes y con talento. Y lo que es más importante, tiene que dedicar inicialmente más tiempo de su agenda a formarlos adecuadamente. Para que tus empleados tengan éxito, tienen que estar formados para hacer cada tarea.
Ahorre tiempo y su negocio
Incluso con las mejores habilidades de gestión del tiempo, es fácil quedar atrapado en el torbellino de la vida. Cuando esto ocurre, tienes que relajarte y volver a centrar tu mente. Reconstruye tu agenda y vuelve a centrarte en tus prioridades. Si gestionas eficazmente tu tiempo, podrás tener un negocio más exitoso con menos estrés.