11 formas de simplificar las tareas empresariales
Las tareas complejas y monótonas pueden frenar la productividad y, en consecuencia, el crecimiento de la empresa. Por ello, es fundamental buscar diferentes formas de mejorar los procesos y aumentar la eficiencia, lo que redundará en mayores resultados para su empresa. Para ello, lea las 11 formas de simplificar las tareas empresariales.
- Facturación en línea
¿Su empresa dedica una cantidad considerable de tiempo a crear facturas manualmente? Utilice una de las muchas herramientas de facturación en línea que le permiten generar múltiples facturas, que puede enviar a la cuenta de correo electrónico de un empleado.
- Utilizar una solución en la nube
Si todavía no ha aprovechado las ventajas de una solución en la nube, ahora es el momento. Almacenar sus archivos en la nube no sólo le proporcionará una copia de seguridad fiable de sus documentos empresariales sensibles, sino que también le permitirá acceder a los archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tenga una conexión a Internet. Las soluciones en la nube también son una opción segura en comparación con el almacenamiento de documentos importantes en un ordenador o una unidad externa, y puede compartir y editar rápidamente los documentos en línea para mejorar la eficiencia y la colaboración.
- Crear plantillas de negocios
No te atasques con el papeleo creando plantillas empresariales que puedas utilizar de forma habitual. En lugar de crear documentos individuales cada vez, puedes simplemente editar la plantilla para que se adapte a las necesidades de tu empresa, lo que es ideal para propuestas comerciales, contratos con empleados o clientes, correos electrónicos y documentos de ventas. Además, guarda los documentos en la nube para disponer de una copia de seguridad de los archivos y compartirlos directamente con un cliente, un socio comercial o un empleado.
- Automatizar tareas
La automatización del marketing le permite tomar el control total de cada campaña de marketing. Deje de perder el tiempo con estrategias manuales que exigen una cantidad significativa de esfuerzo y, en su lugar, recurra a un software innovador que puede ayudar a eliminar las tareas repetitivas de la agenda de sus empleados. La herramienta no sólo ayuda a encontrar y captar a un público objetivo, sino que permite programar un correo electrónico de bienvenida, desear un feliz cumpleaños a un suscriptor y notificar a un cliente si un pedido está de camino a su dirección. Además, al ejecutarse en segundo plano, sus empleados pueden centrar su tiempo y atención en otras áreas del negocio.
- Externalizar tareas
¿No tiene tiempo o recursos para realizar tareas y proyectos? Quítele la carga a la empresa y a los empleados y empiece a subcontratar. Esto permitirá a su empresa beneficiarse del talento y la experiencia de un autónomo. Además, como sólo pagará por la realización de una tarea o proyecto, su empresa no tendrá que comprometerse con un salario semanal o mensual. Así que, tanto si necesita desarrollar un nuevo logotipo de empresa, como crear contenidos frescos y perspicaces o transformar su sitio web, debería considerar la posibilidad de subcontratar tareas a autónomos con experiencia.
- Completar tareas tediosas
Muchos propietarios de empresas cometen el gran error de evitar las tareas tediosas hasta que es necesario completarlas, como facturar a los clientes o actualizar las contraseñas. Por desgracia, esto puede hacer que los proyectos se acumulen con el tiempo, lo que puede hacer que la empresa se retrase. Por lo tanto, es más productivo completar las pequeñas tareas lo antes posible. Sugerimos establecer un recordatorio en el calendario cada día para completar las tareas y evitar que se acumulen.
- Mejore sus métodos de pago
Los clientes ya no quieren pagar sus productos o servicios en efectivo o con cheques. Por tanto, debe simplificar y modernizar sus operaciones adoptando métodos de pago electrónico; de lo contrario, podría perder una gran oportunidad de ventas. Asegúrese de que el proceso de pago es rápido y fácil para sus clientes introduciendo los pagos móviles en su tienda, o permita a sus clientes pagar las facturas en línea a una empresa de servicios. No sólo mejorará la satisfacción del cliente, sino que su empresa cobrará más rápido.
- Mejorar la comunicación
La falta de comunicación puede costar a su empresa una cantidad sustancial de dinero cada año. De hecho, se cree que las empresas con 100 empleados o más perderán unos 420.000 dólares al año debido a la falta de comunicación. Cada vez que su empleado transmita información incorrecta, envíe un correo electrónico confuso o no responda al teléfono, su empresa perderá, lamentablemente, dinero.
Anime a sus empleados a mejorar sus habilidades de comunicación identificando la información correcta, respondiendo a cada correo electrónico o mensaje y corrigiendo cada mensaje que envíen a un cliente, compañero de trabajo o cliente.
- Empezar a hacer una sola tarea
La multitarea no es la clave de la eficiencia empresarial. Si quieres crear una empresa productiva y rentable, debes empezar a realizar una sola tarea. Por desgracia, hacer malabarismos con varias tareas a la vez dividirá tu atención, por lo que nunca podrás completar cada proyecto de la mejor manera posible. Es más, perderá una cantidad considerable de tiempo. Deja de intentar hacerlo todo y empieza a centrarte en una tarea a la vez, de modo que puedas centrarte en completar cada trabajo al máximo nivel. Una vez completado, táchalo de la lista y pasa a la siguiente tarea.
- Acortar los correos electrónicos de su empresa
¿Te pasas la mayor parte del día escribiendo largos correos electrónicos a diferentes personas de la empresa? Si es así, procure acortar sus correos electrónicos a no más de cinco frases, ya que si son más cortos parecerán de mala educación. Saluda amablemente, responde a un mensaje y añade un cierre cortés. Los correos electrónicos más largos fomentan las idas y venidas que pueden consumir tu tiempo.
- Aprende a decir no
Todas esas pequeñas peticiones también pueden disminuir tus niveles de productividad. Por tanto, debe aprender a decir que no a los empleados que de repente le piden unos minutos de su tiempo. En algunos casos, puede que tenga que rechazar un proyecto, en lugar de intentar incluirlo en su apretada agenda; de lo contrario, podría producir más cantidad que calidad. Consiga sus objetivos empresariales respondiendo a la gente con un «no» educado pero firme.