4 errores comunes en las compras de las pequeñas empresas
Es perfectamente normal que las pequeñas empresas cometan algunos errores sobre la marcha. Sin embargo, algunos errores son más costosos que otros, mientras que otros son muy evitables. Y cuando se trata de compras, pueden ser ambas cosas. Vamos a analizar algunos de los errores de compra más comunes que cometen las pequeñas empresas. También hablaremos de cómo minimizar el riesgo de cometer errores, para que pueda proteger su cuenta de resultados.
Tomar decisiones por emoción o por relación
Tomar decisiones importantes basándose en los sentimientos del momento es el gran error. No dejes que alguien tome una decisión de compra basándose en lo mucho que le gusta o simpatiza con el representante de ventas. Las compras impulsivas también son un error. A veces, podemos empezar a crear un vínculo con un determinado vendedor debido a experiencias positivas anteriores, pero en otros casos, los vendedores no pueden competir.
Tener una relación a largo plazo con un proveedor puede ser algo estupendo. Sin embargo, es un gran error ser fiel a un proveedor independientemente del precio, la calidad o el nivel de servicio. Sus proveedores deben ganarse su negocio proporcionando un producto o servicio al menos comparable al de sus rivales. Si le ofrecen una mejor oferta en cuanto a precio o servicios adicionales o le proporcionan un mayor nivel de servicio al cliente, entonces puede serle fiel.
Sin embargo, hay que desconfiar de cualquier proveedor que se ofenda si sale a pedir ofertas. De hecho, es posible que descubra que está cobrando de más o que no se ajusta a las expectativas del mercado. La información que hayas obtenido de las ofertas puede convertirse en un punto de partida para negociar un mejor trato con el proveedor actual.
No comprobar la carga
Otro error de compra habitual que cometen las empresas es no tener en cuenta los costes asociados a la entrega del artículo. Es posible que compren un artículo basándose en el precio más bajo por artículo o por lote, pero que paguen más en total que el vendedor ligeramente más caro que ofrece envío gratuito.
No investigar las opciones de envío de los productos es también un error. Puede negociar los gastos de envío como cualquier otro servicio, pero muchas pequeñas empresas no negocian en absoluto. Podrías y deberías investigar otras opciones para enviar tu producto, como enviar por una ruta diferente, dividir las cargas en envíos más pequeños o enviar tu producto en menos lotes más grandes.
Otro error es no valorar los costes adicionales asociados a la entrega urgente. Una falta de planificación por su parte puede costarle literalmente caro. Sin embargo, eso podría solucionarse planificando mejor tus pedidos para que haya más tiempo de que llegue para cuando lo necesites.
No exigir a los proveedores que rindan cuentas de su cotización
Un presupuesto es el inicio de la relación comercial y suele ser la base sobre la que se firma un acuerdo de compra. Si los vendedores añaden recargos o entregan la mercancía más tarde de lo que habían presupuestado, debes aceptarlo.
Puedes exigirles que anulen los gastos adicionales, que te devuelvan una parte de los costes que te han ocasionado los retrasos o que cancelen todos los pedidos como castigo. Y ten cuidado con las ofertas que no lo son, como los presupuestos abiertos que les dan margen para añadir todos los costes adicionales que quieran.
En ese caso, no están violando el presupuesto, pero sí crean problemas para su organización. Ese problema se resuelve pidiendo referencias, comprobándolas e investigando a la empresa en cuanto a su capacidad para cumplir lo que promete. Y hacer una investigación puede ahorrarle la molestia de hacer negocios con una empresa que no cumple sus presupuestos en primer lugar.
No formalizar las órdenes de compra
La orden de compra es el último documento oficial entre usted y el proveedor. En él se recogen las condiciones que has acordado, como el precio, el calendario y las características del producto. Si no está por escrito, no es un requisito legal.
No incluir las condiciones clave en la orden de compra significa que el proveedor puede no cumplir las promesas hechas durante la negociación, que no formaban parte del presupuesto. La solución es tener una orden de compra formal para cada pedido. Siempre puede obtener una plantilla de orden de compra imprimible y gratuita en línea para utilizarla en su empresa. Luego guarda copias de cada orden de compra por si la necesitas para defenderte más adelante.
Conclusión:
Las pequeñas empresas suelen ser menos formales que las grandes. El hecho de no detallar todo y ponerlo por escrito puede costar literalmente una pequeña fortuna. Confiar en las relaciones informales y en las emociones como base de las relaciones comerciales también puede crear problemas.